Kafede ve Restoranda Stok Takibi Nasıl Yapılır? Reçete ile Otomatik Düşüm, Kritik Seviye ve Fire

Stok takibi neden gerekli? (Why inventory control)

Küçük bir kafede stok çoğu zaman göz kararı izlenir: "kahve azaldı, sipariş verelim". Bu yöntem üç soruya cevap veremez. Ay sonunda ne kadar malzeme kullanıldı? Satılan ürünlerle kullanılan malzeme birbirini tutuyor mu? Depoda duran malın değeri ne kadar? İkinci soru özellikle önemlidir; 100 latte satılmışsa yaklaşık 20 litre süt gitmiş olmalıdır. 30 litre gittiyse aradaki fark ya fire, ya hatalı reçete ya da kayıt dışı kullanımdır.

Stok takibi, ürün maliyeti ve menü fiyatı hesabının da temelidir. Malzemenin güncel alış fiyatı bilinmeden bir fincan kahvenin maliyeti doğru hesaplanamaz.

Reçete ile otomatik düşüm (Recipe based stock deduction)

Her menü ürününe bir reçete bağlanır. Örnek bir latte reçetesi:

Sipariş garson tarafından onaylandığında reçetedeki her malzeme, satılan adetle çarpılarak stoktan düşülür. Sipariş iptal edilirse aynı miktar stoğa geri eklenir. Ürün mutfağa gitmeden iptal edildiyse stok hiç değişmez. Böylece ekrandaki stok, gerçekten hazırlanan ürünlerle uyumlu kalır.

Şişe su, kutu içecek gibi hazır ürünlerde reçete gerekmez; ürünün kendisi stok kalemidir ve her satışta bir adet düşer. Su gibi kolide gelen ürünlerde stok hem adet hem de "kaç koli kaldı" şeklinde gösterilebilir.

Kritik seviye ve azalma uyarısı (Low stock alert)

Her malzemeye bir kritik seviye tanımlanır, örneğin süt için 10 litre. Stok bu değerin iki katına indiğinde malzeme "azalıyor", kritik seviyeye ya da altına indiğinde "kritik" durumuna geçer. Sipariş verilecek malzemeler böylece tek listede görünür. Kritik seviyeyi belirlerken tedarikçinin teslim süresini hesaba katın: süt her gün geliyorsa bir günlük tüketim yeterlidir, kahve haftada bir geliyorsa bir haftalık tüketim kadar olmalıdır.

Mal alımı, tedarikçi ve ortalama maliyet (Purchases and weighted average cost)

Depoya giren mal, alım faturasıyla kaydedilir: tedarikçi, malzeme, miktar ve birim fiyat. Fatura kaydedildiğinde stok artar ve malzemenin birim maliyeti ağırlıklı ortalamayla yeniden hesaplanır:

yeni birim maliyet = (eski stok × eski maliyet + alınan miktar × yeni fiyat) / yeni toplam stok

Örnek: depoda 5 kg kahve, kg'ı 900 TL
       10 kg yeni alım, kg'ı 1.050 TL
       (5 × 900 + 10 × 1.050) / 15 = 1.000 TL/kg

Ödeme şekli de alımda seçilir. Nakit ödenen alım kasadan gider olarak düşer, banka ile ödenen alım bankadan çıkar, veresiye alınan mal tedarikçinin cari hesabına borç olarak yazılır. Tedarikçiye sonradan yapılan ödemeler bu borçtan düşülür ve her tedarikçinin ekstresi görülebilir. Müşteri tarafındaki karşılığı için veresiye takibi yazımıza bakabilirsiniz.

Fire, sayım ve stok düzeltme (Waste and stock adjustment)

Dökülen süt, bozulan meyve, yanan pişirme stoktan ayrıca düşülmelidir. Bunun için fire kaydı kullanılır. Fire, normal satış düşümünden ayrı tutulduğu için ay sonunda "bu ay ne kadar fire verdik" sorusu cevaplanabilir.

Haftalık ya da aylık sayımda depodaki gerçek miktar sistemdekinden farklı çıkarsa stok düzeltme yapılır. Her hareket bir defterde tutulur: giriş, satış çıkışı, fire ve düzeltme. Hareketten sonra kalan miktar da kaydedildiği için bir malzemenin stoğunun hangi gün, hangi işlemle değiştiği adım adım izlenir.

Stok bitince menüde "tükendi" (Sold out on QR menu)

Bazı ürünlerde stok bittiğinde satışın durması istenir; örneğin günde 20 porsiyon hazırlanan bir tatlı. Bu ürünlerde "bitince tükendi göster" seçeneği açıldığında stok sıfıra indiğinde ürün QR menüde "tükendi" olarak görünür ve yeni sipariş kabul edilmez. Seçenek kapalıysa işletme satışa devam etmeyi seçmiş sayılır; stok eksiye düşer ve bu durum sayımda düzeltilir.

İlk kurulumda nereden başlamalı? (Getting started)

1. En çok satan 10 ürünü ve bu ürünlerin malzemelerini çıkarın. Bütün menüyle başlamak gerekmez.
2. Her malzeme için birim (gram, ml, adet), açılış stoğu ve güncel alış fiyatını girin.
3. Reçeteleri gerçek ölçüyle yazın. Baristaya bir hafta boyunca ölçerek hazırlatmak doğru miktarı bulmanın en kolay yoludur.
4. Kritik seviyeleri teslim sürelerine göre belirleyin.
5. İlk ay her hafta sayım yapın ve farkları inceleyin. Fark büyükse önce reçeteleri kontrol edin.

Alesta WEB adisyon programında stok ekranı dört bölümden oluşur: stok durumu, maliyet ve kârlılık, tedarikçiler ve alım faturaları. Malzemeye barkod, raf yeri ve koli bilgisi de girilebilir. Ayrıntılar için kafe adisyon programı sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Stok, sipariş girildiği anda mı düşer?

Hayır. Stok, sipariş onaylandığında düşer. Onay beklerken iptal edilen sipariş stoğu etkilemez; onaydan sonra iptal edilen siparişin malzemesi geri eklenir.

Gramajlı ürünlerde stok nasıl tutulur?

Malzemenin temel birimi gram ya da mililitre seçilir, reçetede de aynı birim kullanılır. Alım faturasında kilogram veya litre girilecekse çevrim doğru yapılmalıdır.

Sayım farkı çıkarsa ne yapmalıyım?

Önce reçete miktarlarını, sonra fire kayıtlarını kontrol edin. Fark düzenli olarak aynı malzemede çıkıyorsa reçete yanlış yazılmış olabilir.

Stok takibi küçük bir kafe için gereksiz mi?

Tüm malzemeleri izlemek gerekmez. En pahalı 5–10 malzemeyi (kahve, süt, et, peynir) izlemek, maliyetin büyük kısmını kontrol altına almaya yeter.

İlgili sayfalar: Adisyon programı · Kafe adisyon programı · Restoran POS sistemi · Gün sonu kasa sayımı · İletişim

Kapak fotoğrafı: ChristianSW / Wikimedia Commons (CC BY-SA 3.0)