Kafede Gün Sonu Kasa Sayımı: Kasa Açığı Neden Olur, Nasıl Önlenir?

Olması gereken kasa nasıl hesaplanır? (Expected cash formula)

Gün sonu sayımının amacı tek bir rakama ulaşmak: çekmecede olması gereken nakit. Hesap şöyle:

Beklenen nakit = Açılış nakdi
               + Nakit satışlar
               + Nakit tahsilatlar (veresiye ödemesi vb.)
               + Nakit bahşiş (çekmeceye giriyorsa)
               - Nakit giderler (tedarikçi, pazar alışverişi)
               - Kasadan alınan para (patron, banka yatırma)

Kartla, banka havalesiyle ya da yemek kartıyla alınan ödemeler ciroya dahildir ama çekmeceye girmez. Bu yüzden ciro ile çekmece aynı rakam değildir. Gün sonu raporunda ikisini ayrı görmek, "ciro 18 bin, kasada 6 bin var" diye paniğe kapılmamanın ilk şartıdır.

Sonra çekmecedeki para sayılır ve fark bulunur:

Fark = Sayılan nakit - Beklenen nakit
  Fark < 0  -> kasa açığı
  Fark > 0  -> kasa fazlası

Kasa açığının 7 yaygın nedeni

1. Açılış nakdi bilinmiyor. Sabah çekmeceye 500 lira bozuk para kondu ama hiçbir yere yazılmadı. Akşam her şey doğru olsa bile hesap 500 lira tutmaz.
2. Yanlış ödeme türü. Müşteri kartla ödedi, garson programda "nakit" seçti. Kasa açık görünür, banka hesabı fazla görünür.
3. Yazılmayan gider. Ekmekçiye, sütçüye çekmeceden ödenen para fişe bağlanmadı.
4. Para alma. İşletme sahibi gün içinde kasadan para aldı, kayda geçmedi.
5. Para üstü hataları. Yoğun saatte fazla verilen para üstü. Tek tek küçüktür, ay sonunda birikir.
6. Kapanmayan masa. Ödemesi alınmış ama programda kapatılmamış masa, beklenen nakde hiç eklenmez; ertesi gün başka bir vardiyaya düşer.
7. Bahşişin nereye girdiği belirsiz. Bahşiş çekmeceye mi giriyor, ayrı kavanoza mı? Kural yoksa her gün fark çıkar.

Listenin neredeyse tamamı kayıt sorunu. Kayıt düzelince farkların büyük kısmı kendiliğinden kaybolur; geriye kalan, gerçekten incelenmesi gereken farktır.

Gün sonu sayımı adım adım

1. Açık masa kalmadığını kontrol edin. Ödemesi alınan her masa kapatılmış olmalı.
2. Kart ve diğer ödemeleri POS gün sonuyla karşılaştırın. Programdaki kartlı satış toplamı, POS cihazının gün sonu raporuyla aynı olmalı. Fark varsa önce burada aranır; nakit açığının yarısı çoğu zaman burada bulunur.
3. Giderleri fişleriyle girin. Gün içinde çekmeceden ödenen her şey.
4. Çekmeceyi küpür küpür sayın. 200, 100, 50 liralık banknotlar ve bozuk paralar ayrı ayrı. İkinci bir kişinin sayması ya da sayımın kamera önünde yapılması tartışmayı bitirir.
5. Sayılan tutarı girip farkı görün. Fark sıfırsa kapatın. Değilse kapatmadan önce 1-3. adımlara bir kez daha bakın.
6. Ertesi günün açılış nakdini ayırın. Bozuk para için bırakılan tutar yeni vardiyanın açılış kasası olarak yazılır, kalanı kasadan alınır ve bu da kayda geçer.

Vardiya usulü: tek gün değil, her teslim (Shift-based cash control)

Sabah ve akşam iki ayrı kişinin kasada durduğu bir kafede yalnız gün sonu sayımı yapmak, açığın hangi vardiyada oluştuğunu söylemez. Bu yüzden kasa, kişiden kişiye geçtiği her an sayılmalı: sabahçı vardiyasını kapatır, akşamcı kendi açılış nakdiyle yeni vardiya açar. Fark çıktığında kimin döneminde çıktığı belli olur ve konuşma suçlama yerine kayda dayanır.

Vardiyanın uzun süre açık kalması da ayrı bir uyarı işaretidir. 30 saattir açık bir vardiya, gün sonu sayımının atlandığını gösterir.

Adisyon programı ne yapmalı? (What a POS should do)

Kâğıt defterle de kasa tutulur, ama hata payı programla kıyaslanmayacak kadar büyüktür. Bir adisyon programında gün sonu için aranacak özellikler:

• Vardiya açarken açılış nakdinin girilmesi, unutulduysa sonradan düzeltilebilmesi.
• Ciro ile çekmece nakdinin ayrı gösterilmesi: nakit, kart, online ve veresiye ayrımı.
• Gider, bahşiş, tahsilat ve kasadan para alma gibi elle girilen hareketlerin açıklamalı kaydı.
• Kapanışta sayılan tutar girildiğinde beklenen tutarla farkın (açık ya da fazla) otomatik hesaplanması.
• Kapanmış vardiyanın değiştirilemez olması ve geçmiş vardiyaların farklarıyla birlikte listelenmesi.

Alesta WEB kafe adisyon programındaki kasa ekranı bu listeye göre çalışıyor: vardiya açılış kasasıyla başlıyor (vardiya ilk tahsilatla kendiliğinden açıldıysa açılış nakdi sonradan giriliyor), büyük rakam olarak vardiyanın toplam cirosunu, ayrı satırda çekmecede olması gereken nakdi gösteriyor. Nakit satış, kart ile çekim, bahşiş, tahsilat ve gider ayrı kalemlerde duruyor. "Vardiyayı Kapat" dendiğinde çekmecede sayılan tutar soruluyor ve açık ya da fazla rakamıyla gösteriliyor. Kapanmış vardiyalar salt okunur kalıyor ve geçmiş listesinde her birinin farkı görünüyor.

Fark ne kadar olursa sorun sayılır?

Her işletme kendi eşiğini koymalı. Pratik bir başlangıç: günlük nakit cironun binde biri ile binde ikisi arası fark bozuk para ve para üstü kaynaklı sayılabilir. Bunun üzerindeki her fark aynı gün incelenir. Asıl uyarı işareti tek bir büyük fark değil, aynı vardiyada ya da aynı kişide tekrarlayan küçük açıklardır. Geçmiş vardiya listesine haftada bir bakmak bu deseni görmek için yeterli.

Kasa fazlası da masum değildir. Sürekli fazla çıkan bir kasa, ya müşteriye eksik para üstü verildiğini ya da bazı satışların kayda girmediğini gösterebilir.

Sık sorulan sorular

Bahşiş kasaya mı girmeli?

İkisi de olur, yeter ki kural tek olsun. Nakit bahşiş çekmeceye giriyorsa programda bahşiş olarak kaydedilmeli; ayrı kavanoza gidiyorsa çekmeceye hiç girmemeli.

Kart ödemesi neden kasa sayımına girmiyor?

Çünkü para çekmeceye değil, banka hesabına gidiyor. Kartlı satışlar POS gün sonu raporuyla, nakit satışlar çekmece sayımıyla doğrulanır.

Yazar kasa fişi ile adisyon programı farklı çıkarsa?

Önce iptal ve iade fişlerine, sonra programda kapatılmamış masalara bakın. Yasal kayıt yazar kasa ya da yeni nesil ödeme kaydedici cihazdır; program içi kayıt onunla tutarlı tutulmalı.

İlgili sayfalar: Kafe adisyon programı · Adisyon programı · Restoran POS sistemi · QR menü yazılımı · İletişim

Kapak fotoğrafı: Takashi Hososhima / Wikimedia Commons (CC BY-SA 2.0)