Kafede ve Restoranda Veresiye Takibi: Defter Yerine Cari Hesap, Kısmi Ödeme ve Tahsilat

Veresiye defteri neden yetmiyor? (Customer tab tracking)

Mahalle kahvesinde, esnaf lokantasında ve öğrenci kafesinde veresiye hâlâ yaygın. Düzenli müşteri ay sonunda öder, işletme de müşteriyi kaybetmemiş olur. Sorun, kaydın tutulduğu yerde başlar.

• Defterdeki satırda çoğu zaman yalnız tutar vardır; hangi adisyondan, hangi ürünlerden geldiği yazmaz. Müşteri "o gün iki çay içtim, bu kadar değildi" dediğinde gösterecek bir şey kalmaz.
• Defter tezgâhta kalır; vardiya değişince kimin ne yazdığı belli olmaz.
• Ödeme alındığında defterde üstü çizilir ama para kasaya girmiş mi, cebe mi gitmiş, takip edilmez. Gün sonu kasa farklarının sık nedenlerinden biri budur.
• Toplam alacak bilinmez. İşletme sahibi dışarıda ne kadar parası olduğunu ancak defteri baştan sona toplayarak öğrenir.

Veresiye vermeden önce 5 kural

1. Müşteri önce tanımlanır. Ad, telefon, gerekiyorsa not. "Mavi montlu abi" ile veresiye olmaz.
2. Kimin yazabileceği bellidir. Her garson veresiye yazamamalı; bu ayrı bir yetki olmalı.
3. Her borç bir adisyona bağlıdır. Elle eklenen borç istisna olmalı ve açıklaması yazılmalı.
4. Sınır konur. Müşteri başına ulaşılmaması gereken bir tutar belirleyin; o tutara gelen müşteriyle ödeme günü konuşulur.
5. Ödeme günü konuşulur. "Ay sonu" ya da "maaş günü" gibi net bir tarih, tahsilatı kolaylaştırır.

Kısmi ödeme: hesabın bir kısmı veresiye (Partial payment)

En sık karışıklık, masanın hesabının bir kısmının ödenip kalanın yazılmasıdır. Örnek: 640 TL'lik adisyonun 400 TL'si nakit ödendi, 240 TL'si veresiye kaldı. Defterde yalnız "240" yazar; nakit kısmı kasaya girer ama hangi adisyona ait olduğu kaybolur.

Doğru kayıtta adisyon kapanırken iki ödeme satırı olur: 400 TL nakit, 240 TL veresiye. Müşterinin cari hesabında "Adisyon #1284 · veresiyeye kalan 240 TL" görünür. Ay sonunda müşteri sorduğunda adisyonun kendisi açılır.

Tahsilat ve kasa (Collecting the debt)

Müşteri borcunu ödediğinde iki şey aynı anda olmalı: cari hesaptaki bakiye düşer ve para açık vardiyanın kasasına giriş olarak işlenir. Böylece gün sonu kasa sayımında beklenen nakit doğru çıkar. Tahsilat yalnız defterde silinirse, o gün kasada "fazla" para görünür ve kasa sayımı anlamını yitirir.

Kısmi tahsilat da olağandır. 900 TL borcu olan müşteri 500 TL öder, 400 TL kalır. Program tahsilattan önce "kalan borç" tutarını göstermeli ki yanlış tutar girilmesin.

Müşteri fazla öderse bakiye eksiye düşer; bu durumda müşteri alacaklıdır ve bir sonraki adisyondan düşülür.

Veresiye ciro mu, alacak mı?

Satış yapılmıştır ama para gelmemiştir. Bu yüzden gün sonu raporunda veresiye, nakit ve kart tahsilatlarıyla aynı satırda toplanmamalıdır. Aksi hâlde kasada "satış kadar para olmalı" sanılır ve her gün açık varmış gibi görünür.

Kalem	Gün sonu raporunda
Nakit tahsilat	Kasada beklenen nakde eklenir
Kart / online ödeme	Bankada, ayrı satır
Veresiye	Tahsil edilmedi; alacak olarak ayrı gösterilir
Veresiye tahsilatı	O günün kasasına nakit giriş

Kasa sayımının tamamı için kafede gün sonu kasa sayımı yazımıza bakabilirsiniz.

Fiş ve belge tarafı

Satışın veresiye olması belge düzenleme zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Vergi Usul Kanunu'na göre perakende satışta fiş, satış anında düzenlenir; ödemenin sonra yapılacak olması bunu değiştirmez. Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarda bu tür ödemeler "açık hesap" ödeme tipiyle fişe yazılabilir. Hangi belge türünün size uygun olduğunu mali müşavirinizle netleştirin.

Adisyon programında veresiye nasıl çalışır?

Alesta WEB adisyon programında veresiye ayrı bir ekran olarak çalışıyor:

• Müşteri önce tanımlanır; liste ekranında borçlu müşteri sayısı ve her müşterinin güncel borcu görünür.
• Adisyon kapanırken ödeme tipi olarak veresiye seçilebilir; müşteri seçilmeden veresiye yazılamaz. Hesabın bir kısmı nakit ya da kart, kalanı veresiye olarak bölünebilir.
• Müşteri detayında her hareket satır satır listelenir: "Veresiye satış · Adisyon #…", elle eklenen borç ya da tahsilat. Adisyonun ne kadarının ödendiği, ne kadarının veresiyeye kaldığı ve yürüyen bakiye birlikte görünür. Toplam borç ve toplam tahsilat özet olarak üstte durur.
• Tahsilat alınırken kalan borç önceden gösterilir; tahsilat açık vardiyanın kasasına "veresiye tahsilatı" olarak girer.
• Veresiye ciroya katılmaz, gün sonu kasa raporunda ayrı alacak olarak gösterilir.
• "Veresiyeye yazma" ve "veresiye / cari görme" ayrı yetkilerdir; tahsilat alabilen her çalışan cariye borç yazamaz.
• Bir adisyon iptal edilirse ona bağlı veresiye kaydı da geri alınır.
• Ödeme kaydedici cihaz bağlıysa veresiye kısmı fişe açık hesap ödemesi olarak aktarılır.

Ayrıntılar için kafe adisyon programı ve adisyon programı sayfalarına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Veresiye defteri yerine Excel tutmak yeterli mi?

Az müşteriyle idare eder, ama adisyonla bağlantı kurmaz ve tahsilatı kasaya otomatik işlemez. Kasa farkları için yine elle kontrol gerekir.

Müşteri borcunu inkâr ederse ne gösteririm?

Borcun bağlı olduğu adisyonu: tarih, saat, masa ve ürünler. Defter satırına göre çok daha güçlü bir kayıttır.

Veresiye müşterisine indirim yapılırsa ne olur?

İndirim adisyonda yapılır, veresiyeye indirimli tutar yazılır. Sonradan borçtan düşmek gerekiyorsa açıklamalı bir düzeltme hareketi girilir.

Çalışanlara da veresiye yazılabilir mi?

Yazılabilir, ama personel yemeği ya da avansı ayrı izlemek daha temizdir; müşteri alacağıyla karışmaz.

İlgili sayfalar: Kafe adisyon programı · Adisyon programı · Adisyon programı seçerken 10 soru · Gün sonu kasa sayımı · İletişim

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, vergi ya da hukuk görüşü değildir.

Kapak fotoğrafı: Nikolai Bulykin / Wikimedia Commons (CC BY-SA 4.0)