Restoranda Paket Servis ve Gel-Al Sipariş Nasıl Yönetilir? Kurye Ücreti, Arayan Numara ve Rapor

Paket servis ile gel-al arasındaki fark (Delivery vs takeaway)

Masasız siparişlerin iki türü vardır. Gel-al siparişinde müşteri telefonla ya da tezgâhta siparişi verir, hazırlanınca kendisi gelip alır. Paket servis siparişinde ise ürün adrese götürülür; adres, telefon ve kurye ücreti işin içine girer.

Küçük işletmelerde bu siparişler çoğu zaman bir kâğıda yazılır ya da "Paket 1" adında sahte bir masa açılarak takip edilir. Sahte masa yöntemi kısa sürede karışır: aynı anda iki paket olduğunda hangisinin hangi adrese gideceği unutulur, kurye ücreti bazen hesaba eklenir bazen eklenmez, gün sonunda masa satışlarıyla paket satışları ayrılamaz.

Alesta WEB adisyon programında paket ve gel-al siparişleri masa planından bağımsız açılır. Canlı masalar ekranının üstünde açık paket ve gel-al siparişleri ayrı bir şeritte, müşteri adı ve tutarıyla görünür; tıklanan sipariş masa siparişi gibi açılır ve ürün eklenir.

Telefonla gelen siparişi açmak (Opening a phone order)

1. Canlı masalar ekranında "Gel-Al / Paket" düğmesine basın.
2. Sipariş türünü seçin: Gel-Al ya da Paket (Adrese).
3. Müşteri adını ve telefonunu yazın. Paket siparişte teslimat adresi alanı da açılır.
4. Kurye ücreti alanı, işletme ayarlarındaki varsayılan tutarla dolu gelir; gerekirse değiştirin.
5. "Oluştur ve Ürün Ekle" ile sipariş açılır; ürünler masa siparişindeki gibi eklenir.

Sipariş ekranında müşterinin telefonu başlıkta görünür. Kurye çıkmadan önce adresi teyit etmek ya da gecikmeyi bildirmek için ayrı bir kâğıda bakmak gerekmez.

Kurye ücreti nasıl hesaplanır? (Delivery fee)

Kurye ücreti iki yerde tanımlanır:

Yer	Ne işe yarar?
İşletme ayarları → Varsayılan Kurye Ücreti	Her yeni paket siparişine kendiliğinden uygulanır. Gel-al siparişlerine uygulanmaz.
Sipariş içindeki kurye ücreti satırı	Uzak mahalle, büyük sipariş ya da ücretsiz teslimat kampanyası için o siparişte tek tek değiştirilir.

Kurye ücreti, ürün ara toplamından indirim düşüldükten sonra eklenir. Örneğin 640 TL'lik siparişe 40 TL indirim ve 50 TL kurye ücreti uygulandığında tahsil edilecek tutar 650 TL olur. Bahşiş girilirse o da ayrıca eklenir.

Fiş ve fatura tarafında kurye ücreti göz ardı edilmemelidir: teslimat bir hizmettir ve vergiye tabidir. Programda kurye ücreti, işletmenin varsayılan KDV oranıyla KDV dökümüne ayrı bir kalem olarak girer; böylece fişteki KDV toplamı ile tahsil edilen tutar tutarlı kalır. Hangi oranın uygulanacağı konusunda mali müşavirinizin görüşünü almanız önerilir.

Mutfak ve hazırlık (Kitchen flow)

Paket siparişin ürünleri, masa siparişleriyle aynı mutfak ekranına ve mutfak yazıcısına gider. Mutfak, siparişin masaya mı pakete mi olduğunu başlıktan görür. Bu, paket siparişlerin hazırlık sırasında öne alınması ya da ambalaj notunun dikkate alınması için önemlidir.

Stok takibi kullanılan işletmelerde paket siparişin ürünleri de reçeteye göre stoktan düşer; tükenen ürün QR menüde olduğu gibi telefon siparişinde de fark edilir. Ayrıntılar için stok takibi yazımıza bakabilirsiniz.

Arayan numarayı ekranda görmek (Caller ID)

Telefon siparişinin en çok vakit alan kısmı adres sormaktır. İşletmenin santrali ya da arayan numara (caller ID) cihazı, gelen aramanın numarasını programa iletebiliyorsa, telefon çaldığı anda kasa ve yönetim ekranına "arıyor" bildirimi düşer. Numara kayıtlı bir müşteriye aitse müşterinin adı da gösterilir.

Bu bağlantı, programın Entegrasyonlar ekranındaki adres ile kurulur: santral ya da cihaz, arayan numarayı bu adrese gönderir. Cihazın bu özelliği desteklemesi gerekir; bazı santraller için küçük bir ara yazılım kullanılır.

Yemek sipariş platformlarından gelen siparişler (Marketplace orders)

Birçok restoran siparişlerinin bir kısmını yemek sipariş platformlarından alır. Bu siparişleri ayrı bir tabletten okuyup kasaya yeniden yazmak hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır.

Programda her platform için ayrı bir sipariş adresi (webhook) bulunur. Platformdan ya da bir entegratörden bu adrese gelen sipariş, kendiliğinden paket sipariş olarak açılır, ürünler platform adıyla etiketlenir ve doğrudan mutfak ekranına düşer. Platformların kendi sistemine bağlantı ise platformla yapılan anlaşma ve platformun verdiği erişim bilgileriyle kurulur; bu adım her platformda farklıdır.

Ödeme, kapanış ve rapor (Payment and reporting)

Paket sipariş, masa siparişi gibi kapanır: nakit, kart, online ya da veresiye. Kapıda ödeme alınan siparişte kurye döndüğünde ödeme işlenir; düzenli müşteriler için veresiye ve cari hesap kullanılabilir. Hesap bölme gibi masa işlemleri de aynı ekrandan yapılır.

Raporlarda paket siparişler "Paket", gel-al siparişleri "Gel-Al" adıyla, müşteri adı varsa onunla listelenir. Böylece gün sonunda salon satışı ile dışarıya satış ayrı görülür, kurye ücretinden gelen tutar izlenir. Kasa sayımı için gün sonu kasa sayımı yazımızı okuyabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Gel-al siparişine kurye ücreti eklenir mi?

Hayır. Varsayılan kurye ücreti yalnız adrese teslim paket siparişlerine uygulanır.

Ücretsiz teslimat kampanyası nasıl yapılır?

Varsayılan kurye ücreti 0 yapılabilir ya da yalnız ilgili siparişlerde kurye ücreti satırı 0'a çekilir.

Açık paket siparişleri nerede görülür?

Canlı masalar ekranının üstündeki şeritte; kapanana kadar orada kalır.

Paket siparişte de adisyon yazdırılır mı?

Evet. Paket sipariş de bir adisyondur; mutfak fişi ve hesap fişi masa siparişindeki gibi alınır.

İlgili sayfalar: Adisyon programı · Kafe adisyon programı · Restoran POS sistemi · Restoranda hesap bölme · İletişim

Kapak fotoğrafı: Julia Justo / Wikimedia Commons (Public domain)